Inleiding
Bewonersavonden, huiskamerbijeenkomsten, informatieavonden en inspraakmomenten horen tot de Nederlandse bestuurscultuur. Ook bij stadsvernieuwingsprojecten hebben dergelijke communicatiemomenten een belangrijke plaats ingenomen. Bewoners en belanghebbenden worden steeds meer als klanten beschouwd.Het succes van dergelijke bijeenkomsten hangt van vele factoren af. Zijn de belanghebbenden in het voortraject gehoord? Is daar iets mee gedaan? Is de bijeenkomst goed aangekondigd? Zijn de verwachtingen niet te hoog? Is de informatie duidelijk genoeg? Het zijn maar een paar van de aspecten die de sfeer van een bijeenkomst bepalen.
Een belangrijke rol is weggelegd voor de voorzitter. Hij (of zij) zit op een positie die mogelijkheden biedt om de bijeenkomst te beïnvloeden. Bij onduidelijke antwoorden van deskundigen kan de voorzitter doorvragen. Maar hij kan ook ingrijpen als een bewoner onbeschoft wordt. In de meeste gevallen wordt de autoriteit van de voorzitter gerespecteerd.
Het leiden van bewonersbijeenkomsten vergt de nodige kwaliteiten. De regie naar je toe trekken en behouden op turbulente momenten is niet makkelijk. Een mate van stressbestendigheid en communicatieve vaardigheden vormen de basis. Een open en sterke persoonlijkheid met een natuurlijke autoriteit helpt ook. Maar dan blijven er nog voldoende aspecten aan het voorzitterschap die het vaak tot zo’n uitdagende taak maken. Bekende situaties zijn bijvoorbeeld:
• De deskundige gebruikt jargon en ligt onder vuur.
Hoe kun je hem bijstaan?
• Een vragensteller is wel heel vaak en lang aan het woord. Er zijn echter nog veel meer vragenstellers.
Hoe stuur je zo iemand bij?
• Het actiecomité neemt het spreekgestoelte over.
Hoe hou je het beheersbaar?
• Een joelende zaal maakt spreken onmogelijk.
Wat moet je doen?
• De bejaarde bewoonster doet huilend een beroep op de deskundige. Hoe kanaliseer je de emoties?
• De discussie ontaardt in scheldpartijen.
Wanneer grijp je in en hoe?
• Er is veel pers in de zaal. Is er iets op handen en hoe pak je dit aan?
Inhoud en resultaat
De training richt zich op de praktische kanten van het voorzitten van bewonersbijeenkomsten, inspraakmomenten en informatiebijeenkomsten. Allereerst wordt ingegaan op de vragen die je als voorzitter moet stellen ter voorbereiding van een bijeenkomst. Vervolgens worden de archetypen (veel voorkomende typen inspreker / vragensteller) besproken en verdiepen we ons in hun beweegredenen. Enkele methodes worden aangereikt waarmee optimaal kan worden ingespeeld op frequent voorkomend gedrag. Er wordt daarbij ingegaan op de relatie tussen enerzijds de archetypes en anderzijds de deskundige en hoe de voorzitter daarin kan sturen.Verder gaan we in op sfeerbepalende stijlen van voorzitten, de dilemma’s van een voorzitter en bieden we handreikingen voor oplossingen. Tot slot bieden we tips en trucs voor de bijzondere situaties (ludieke acties, protesten, pers).
Deze tweedaagse interactieve training voor (toekomstige) voorzitters van bewonersavonden, informatiebijeenkomsten en inspraakavonden biedt de volgende leermomenten:
• Creëren van constructieve sfeer
• Begeleiden van de deskundigen
• Bruggen slaan tussen ‘zaal’ en ‘achter de tafel’
• Effectief ingrijpen bij incidenten
• Regie houden
De deelnemer is na afloop van de training in staat om veel voorkomende (lastige) situaties op bewonersbijeenkomsten snel te herkennen en beschikt over praktische gereedschappen om adequaat te kunnen handelen. Hij leert bruggen te slaan tussen zaal en deskundigen, omdat hij inzicht heeft in de onderliggende mechanismen en beschikt over praktische gereedschappen.
Werkwijze
Centraal in de trainingen staan realistische rollenspelen, die op video worden opgenomen. Ze worden kort ingeleid met een theoretisch kader en afgerond met een evaluatie en synthese, met speciale aandacht en de videobeelden. Hiermee wordt een optimale mix van theorie, praktijk, reflectie en oefening geboden.Om de dag zo effectief mogelijk te laten verlopen ontvangt u een week voor aanvang van de training een casus, die voorbereid moet worden.
