Programmamanagement:
wat is het en hoe doe je het?
Steeds meer gemeenten en andere overheidsorganisaties stappen over op een sturing op hun doelen via programma’s. Dat is begrijpelijk, want bestuurlijke vraagstukken zijn steeds complexer. Het lukt lang niet altijd om die op te pakken via “de lijn” of via projecten. Een programma richt zich op bestuurlijke doelen waaraan tal van activiteiten binnen de organisatie een bijdrage moeten leveren. Bijvoorbeeld: het doel “verbetering van het vestigingsklimaat in de stad” vergt inspanningen van afdelingen als Economische Zaken, Ruimtelijke Ordening en Wonen. Een programma “Een beter vestigingsklimaat” is erop gericht om die uiteenlopende inspanningen samen te brengen onder één organisatorische paraplu en te zorgen voor optimale samenhang en samenwerking.
Programma’s: in theorie een aantrekkelijke aanpak, in de praktijk vaak weerbarstig om toe te passen. Managers van programma’s ervaren vaak dat ze stevige verantwoordelijkheden hebben voor een thema dat hoog op de bestuurlijke prioriteitenlijst staat. Maar ook dat er wat schort aan hun kennis van programmamanagement en noodzakelijke vaardigheden of aan de verhouding met opdrachtgevers en lijnmanagers. Deze training is erop gericht om voor dit soort dilemma’s oplossingen en handvatten te bieden, die de deelnemers zelf in de praktijk kunnen brengen.
Doel en resultaat van de training
Doel is de deelnemers vertrouwd te maken met de belangrijkste begrippen en instrumenten voor programmamanagement en handvatten te bieden om beginselen toe te passen op het eigen programma. Na de training beheersen de deelnemers de “taal” van programma’s. Men kan een activiteit in de eigen organisatie herkennen als een programma, een project of een lijnactiviteit. De deelnemers beheersen een basisinstrument van programmamanagement: het raamwerk van doelen, activiteiten en middelen. Men weet over welke punten afspraken nodig zijn met de bestuurlijke en de ambtelijke opdrachtgever, en met de lijnorganisatie. De 'procesarchitectuur' is uitgewerkt.
Aan het eind van de training heeft iedere deelnemer op hoofdlijnen een plan voor zijn eigen programma gemaakt en weet hij met wie hij welke afspraken moet maken.
Werkwijze
De training is een mix van presentaties van docenten, die theorie behandelen aan de hand van hun praktijkervaringen, aansprekende voorbeeldcasussen en oefensessies waarin de deelnemers de theorie toepassen op hun eigen programma’s.
Doelgroep
De training is primair bestemd voor (aankomende) programmamanagers in overheidsorganisaties (gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries, etc.) en secundair voor directie en management van organisaties die een rol spelen als partner in programma’s (woningcorporaties, ontwikkelaars, havenbedrijven, etc.). Het kan zowel gaan om mensen waarvoor programmamanagement tamelijk nieuw is, als voor meer ervaren managers die hun programma’s een kwaliteitsimpuls willen geven. Zij werken op het terrein van ruimtelijke ordening, infrastructuur, economie, milieu en/of wonen.
Programmaleider en docenten
De programmaleiding is in handen van de heer M. (Michiel) van Pelt, directeur Michiel van Pelt Ruimtelijk Advies en Management BV (www.michielvanpelt.com). Hij heeft ruime ervaring met projecten en programma’s bij gemeenten, provincies en Rijk. De andere docenten zijn:
- ir. H.R. (Harold) Lek, directeur ViNU consult, Leiden
-
F.J.M. (Frans) Meijer, programmamanager Stad en Stadscentrum, Gemeente Almere
-
drs. J. (Jan) Schuring, programma-directeur, Gemeente Utrecht
-
ir. J.P. (Hans) van Rossum, projectmanager bij Projectmanagement Bureau Rotterdam
Programma
Dag 1
Programma’s: wat zijn het (niet)?
- Introductie programmamanagement
- Kennismaking met elkaar en elkaars programma’s
- --> Oefenen: waarom is mijn programma (g)een programma?
- De taal: programma’s, projecten en processen
- Fasen: initiatief, definitie, uitvoering
- De kern van elk programma: inhoudelijke samenhang vertalen in duidelijke rollen en samenwerking
Praktijkcase:
Programmamanagement in Almere
De gemeente Almere werkt sinds drie jaar met programmasturing om tot een betere samenhang in beleid te komen. De gebiedsprogramma’s zijn ondergebracht bij ‘Programma Bureau Stad’, een zelfstandige dienst binnen de gemeente. Hoe is programmasturing vanuit de gebiedsprogramma’s vorm gegeven in Almere? Welke rollen worden onderscheiden en hoe worden die ingevuld? Wat zijn de parels en de puzzels van programmamanagement in Almere? Het stadscentrum wordt sinds 1 januari 2008 aangestuurd vanuit het programma Stadscentrum, waar het voorheen een projectorganisatie was. De verschillen tussen een projectorganisatie en een programmaorganisatie zijn hierdoor duidelijk zichtbaar.
Bestuurlijke doelen omzetten in een programma
- Wat willen we bereiken: de doelen
- --> Oefenen: wat is het doel van mijn programma?
- Hoe gaan we dat bereiken: activiteiten en middelen
- --> Oefenen: activiteiten en middelen in mijn programma
- Sturen op een programma
Praktijkcase:
Amsterdam Connecting Trade (Werkstad A4)
Ten zuiden van Schiphol wordt een internationale toplocatie gerealiseerd voor luchthavengebonden logistieke activiteiten. De gemeente Haarlemmermeer, provincie Noord-Holland, SADC, de Schiphol Group en AM werken samen om de plannen uit te werken en te realiseren. Hiertoe is een gezamenlijk programmabureau opgezet. Het programma ACT bestaat uit diverse projecten: fysieke projecten gericht op de ontwikkeling van bedrijfsterreinen en infrastructuur en themaprojecten gericht op o.a. logistieke efficiency en duurzaamheid. De projecten moeten bijdragen aan de programmadoelen van ACT, gericht op verbeteren van de bereikbaarheid, duurzaamheid en economische kracht van de Schiphol-regio op logistiek gebied. Hoe draagt de programmaaanpak bij aan het bereiken van de gestelde doelen? Hoe bereik je dat? Hoe stuur je de projecten van de diverse parijen?
Dag 2
Mensen, rollen en verantwoordelijkheden
- Hard en zacht programmamanagement
- De formele en informele macht van de programmamanager
- De gouden driehoek: manager, bestuurlijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever
- --> Oefenen: management van relaties, intern en extern, in mijn programma
- Omgaan met externe partijen
Praktijkcase:
Programma Bereikbaarheid en Luchtkwaliteit
Dit programma is in 2009 na veel discussies bestuurlijk vastgesteld. Met een meerjarig budget van een kleine 1,5 miljard Euro voor ondermeer vele fietsprojecten, P&R-voorzieningen, veel OV-projecten (waaronder een tramnetwerk) en diverse autowegen, investeert de gemeente in een bereikbare en leefbare toekomst voor de stad en een betere luchtkwaliteit. Het programma grijpt in op vele belangen en staat vrijwel wekelijks middenin de lokale publieke (media) en politieke arena.
Het programma is binnen de nieuw opgerichte matrixorganisatie een belangrijke opdrachtgever voor verschillende staande lijnafdelingen. De focus richt zich nu op het bereiken van concrete resultaten. Hoe ga je goed om met al deze belanghebbenden binnen en buiten de gemeentelijke organisatie? Hoe werkt het opdrachtgeverschap binnen een ambtelijke matrixorganisatie en hoe worden de relaties onderhouden met de bestuurlijk opdrachtgever binnen het college?
Synthese: het programmaplan en afspraken met de omgeving
- Waarom een programmaplan?
- Met wie afspraken maken en waarover?
- --> Oefenen: mijn programmaplan
Praktijkcase:
Samen werken aan het Hart van Zuid
In de Stadsvisie 2030 is het gebied rond Ahoy, Zuidplein en Pleinweg opgenomen als VIP-project (Hart van Zuid). Het Motorstraatgebied is daar later aan toegevoegd.
Hart van Zuid heeft als doelstelling het nieuwe centrum voor Rotterdam-Zuid te worden, met een regionaal winkelcentrum, grote interregionale OV-knoop, 10.000 arbeidsplaatsen en vele voorzieningen op het gebied van onderwijs, cultuur en recreatie.
Zo’n grootschalige vernieuwing heeft alleen kans van slagen als het goed aansluit bij de sociaalculturele dynamiek in de bevolkingssamenstelling op Zuid én inspeelt op de vele initiatieven die stakeholders, ondernemers en ontwikkelende marktpartijen voor het gebied nastreven.
Samen met betrokkenen is gewerkt aan een uitvoeringsplan voor de gebiedsontwikkeling in het Hart van Zuid. Hoe dat proces te organiseren? Welke afspraken maak je wanneer? Hoe ga je om met het spanningsveld tussen private belangen en de publieke verantwoordelijkheden van de gemeente? En wat zijn de effecten van het huidige economische klimaat?
Referenties
“Veel tools en handvatten gekregen”
“Uitstekende balans tussen theorie en praktijk”
